عناصر تشكيل دهنده اختراع: 1- نگهداري اسناد فيزيكي 2- پالايش اسناد 3- نگهداري اسناد ديجيتال 1- نگهداري اسناد فيزيكي: مسئوليت اين بخش نگهداري اسناد بصورت فيزيكي مي باشد در اين قسمت قفسه هاي تمام اتوماتيك هوشمندي طراحي شده است كه در آنها كنترل و فرمان از طريق كامپيوتر صورت مي گيرد و كنترل تمامي ترددها و گزارش گيري ها را امكانپذير مي نمايد و از نظر فيزيكي نيز از 50 درصد تا 170 درصد صرفه جويي در فضا را دارد و دسترسي به پرونده ها بسيار آسان مي باشد. تكنيك ساخت: استفاده از قفسه هاي ريلي هوشمند با استانداردسازي و ماژول كردن قفسه ها اين قابليت را پيدا كرده كه قفسه ها به راحتي به يكديگر متصل شده و تشكيل بلوك دهند. 2- پالايش اسناد: در اين بخش شناسايي را داريم كه متشكل است از تفكيك اسناد اسكن اسناد ديتااينتري و مدل دهي آنها براي نگهداري فيزيكي و ديجيتالي تكنيك ساخت: استفاده از ديوايدرها با فرمت هاي گوناگون و كيبردهاي مخصوص دسترسي آسان 3- نگهداري اسناد ديجيتال: در اين بخش اسناد ديجيتال شده با امنيت بالا نگهداري مي شود كه در اين پروسه نوآوري هاي مهمي در زمينه ديتاسنتز و نرم افزار آن ارائه شده است. تكنيك ساخت: از اي سي هاي AVR استفاده شده است كه قابليت برنامه ريزي از طريق كامپيوتر را دارا هستند و به پورت هاي مختلف فرمان عملكرد را مي دهد با استانداردسازي و ماژول كردن رك ها اين قابليت را پيدا كرده كه به راحتي به يكديگر متصل شده و تشكيل بلوك دهند.